INTRODUCCIÓN
El concepto de sistema de información documental se define como un conjunto de elementos interrelacionados entre ellos y con su entorno. El aspecto realmente importante es la interacción entre elementos para crear un todo, un sistema dinámico.
En realidad, un sistema no es un simple conjunto de elementos, ni la suma de todos ellos. Lo que lo caracteriza son las relaciones que enlazan los elementos entre s, de manera que lo que le ocurre a un elemento repercute a los demás.
Según Debons, Horne y Cronenweth, cabría definir el término sistema de información como un conjunto de personas, máquinas y procedimientos que aumentan el potencial biológico humano para adquirir, procesar y actuar sobre los datos.
Los sistemas de información que encontramos son: la biblioteca, el archivo, el museo y el centro de documentación.
La biblioteca puede definirse como un sistema para la transmisión de información. Y como sistema que es, la biblioteca existe para lograr unos determinados objetivos, para lo cual sus elementos están sometidos a una organización, relacionándose con el entorno constituido por los usuarios.
Una biblioteca no puede ser autosuficiente por lo que tendrá que tener sus propias colecciones y la de los demás.
La colección o fondo bibliográfico es el conjunto de documentos que la biblioteca pone a disposición de los usuarios; fundamentalmente libros.
Gracias a su organización podemos acceder al conocimiento deseado a demás la biblioteca tiene como objetivos conservar y difundir el conocimiento. Las bibliotecas tienen una función importante que es cooperar entre ellas para poder dar la mayor información.
Respecto a la topología de las bibliotecas, éstas han ido evolucionando con el fin de cubrir las necesidades informativas de los usuarios, lo que llevó a la diversificación de la misma. Encontramos que el las de la UNESCO y la IFLA, las bibliotecas se dividen en 5 tipos: nacionales, universitarias, públicas, especializadas y escolares.
El archivo es el conjunto de documentos que produce una persona o una institución en el curso de su actividad. Hay varios elementos que explican su contenido como un conjunto de documentos, el concepto de producción, de pertenencia, de origen, de relación, con el generador de documentos es uno de los elementos fundamentales que marcará algo tan importante como la procedencia, la palabra actividad es igualmente fundamental para el archivo, ya que el documento cobra su dimensión al ser una prueba de la actividad realizada. Con la evolución el archivo se a definido como un deposito de documentos de valor jurídico vinculados al Estado, a la Corona, al Imperio, que interesan sólo a la organización de éste.
La archivistita es la disciplina que trata a los archivos y por tanto el nombre que recibe aquella persona que se dedica a los archivos es archivista.
La definición más tradicional del documento de archivo es la aportada por el Consejo Internacional de Archivos en el diccionario de Terminología Archivística (Evans 1985): conjunto constituido por un soporte y por la información que conlleva, utilizable con fines de consulta o como prueba. Con la evolución del documento, éste da lugar al documento electrónico donde se cambia el método de trabajar, la forma del documento y la evolución castrante de las tecnologías.
Si realizamos un análisis etimológico de la palabra museo, vemos que procede del griego mouseiom y del latín museum, que significa lugar consagrado a las musas. Por eso en el museo la memoria nos conduce hacia las fuentes de nuestro origen. El museo nos recuerda el pasado para que no olvidemos que le futuro también es importante.
Un análisis por la museológica nos da lugar a dos vertiente diferentes: una estaría representada por aquellos autores que tienen una visión restringida del museo y definen la museológica como una disciplina sociocientífica que, a medida que ha ido pasando el tiempo, ha experimentado un gran crecimiento y se ha preocupado de los principios y métodos del proceso de adquisición, conservación, investigación y exposición de los objetos del museo. En cambio, otros autores consideran que la museológica es una disciplina independiente que posé un fuerte carácter interdisciplinar que la impulsa a colaborar con otras ramas del museo y la actividad que éste comporta.
Al igual que las bibliotecas y los archivos, el museo es considerado como una institución documental. Todas éstas poseen una función difusora de la documentación.
Los objetivos de la documentación dentro del museo no son otros que reunir, ordenar, conservar, clasificar, seleccionar, difundir, comunicar y utilizar toda clase de información existente sobre un objeto para proporcionar al investigador o persona interesada los documentos que solicite. La finalidad básica de los sistemas de documentación en los museos es favorecer el control y la gestión de las colecciones, asegurando que toda la información referente a la herencia patrimonial, cultural y ambiental sea preservada en el futuro.
Uno de los medios fundamentales para que las políticas de información y documentación lleguen a conseguir su propósito es la creación de centros de información y documentación.
La información es un término muy empleado en múltiples contextos, del cual se han dado multitud de definiciones y cuyo valor polisémico nos puede llevar a considerar la información como mercancía, como energía, como comunicación, como hechos, como datos y como conocimiento.
Centro de información y documentación es aquella unidad de información que se dedica al análisis o descripción del contenido de los documentos y la difusión de la información. Generalmente suele admitirse que centros de documentación y bibliotecas especializadas o científicas son una misma cosa.
Los centros de información y las bibliotecas especializadas representan las principales instituciones auxiliares de la ciencia cumpliendo las funciones de intermediarios entre los generadores y los usuarios de información científica, y facilitando la operación normal de los canales de información por medio de los cuales se difunden los documentos científicos.
He de destacar que el centro de documentación es utilizado como dinamizador de la empresa.
